Power BI, Looker Studio o Excel: cuál le conviene a tu pyme

Es una de las preguntas más frecuentes y también una de las peor respondidas, porque casi siempre la contesta alguien que vende una de las tres.

La respuesta honesta es que depende de dos cosas: de cuántas fuentes de datos tengas y de si necesitas explorar o solo mirar. Todo lo demás es secundario.

La comparación corta

	Excel / Google Sheets	Looker Studio	Power BI
Costo	Lo que ya pagas	Gratis	Licencia por usuario/mes
Curva de aprendizaje	La que ya tienes	Baja	Media a alta
Fuentes de datos	Manual o con esfuerzo	Varias, bien con Google	Muchas, incluidos ERPs
Volumen de datos	Miles de filas	Moderado	Millones de filas
Compartir	Enviar archivo	Enlace web	Enlace, requiere licencia
Se actualiza solo	Con trabajo extra	Sí	Sí

Cuándo Excel es la respuesta correcta

Más seguido de lo que la industria admite.

Excel gana cuando el análisis cambia cada vez. Si lo que haces es explorar, probar hipótesis, armar un cálculo distinto cada mes, ninguna herramienta de reportería te va a dar esa flexibilidad. Y ya sabes usarlo.

También gana cuando el volumen es chico y las fuentes son una o dos. Un negocio que factura desde un solo sistema y quiere ver ventas por mes no necesita nada más.

Dónde deja de servir: cuando el mismo reporte se arma manualmente una y otra vez. Ahí el problema no es Excel, es el trabajo manual alrededor. Y eso se resuelve automatizando el armado —que se puede hacer manteniendo Excel como destino— antes que cambiando de herramienta.

Cuándo Looker Studio

Es la opción que más recomendamos a pymes que quieren un panel y no tienen presupuesto de herramientas.

Gana cuando: quieres un tablero que se actualice solo, que se comparta por enlace, con datos de Google Sheets, Google Analytics o una base de datos simple. Es gratis y la curva de aprendizaje es de horas, no de semanas.

Deja de servir cuando: necesitas cruzar muchas fuentes con relaciones complejas entre ellas, o cuando el volumen de datos crece. Ahí se vuelve lento y limitado.

Cuándo Power BI

Gana cuando: tienes varias fuentes que hay que relacionar, volumen de datos real, o necesitas conectarte a un ERP como los que se usan en Chile. También cuando ya trabajas con el ecosistema de Microsoft, porque la integración te ahorra trabajo.

Lo que hay que saber antes de comprometerse:

• Se licencia por usuario y por mes. Antes de pagar para todo el equipo, revisa cuántas personas van a construir reportes y cuántas solo van a mirarlos: son necesidades distintas y planes distintos.
• Tiene una curva de aprendizaje real. Aprender su lenguaje de cálculo toma semanas, no tardes.
• Si nadie en la empresa lo va a mantener, vas a quedar dependiendo de un externo para cada cambio. Eso es un costo recurrente que rara vez aparece en la cotización inicial.

El error que se comete siempre

Elegir la herramienta antes de definir qué se va a medir.

Se compran licencias, alguien arma un panel con todo lo que la herramienta trae por defecto, y tres meses después nadie lo abre. El problema no fue la herramienta: fue que nunca se definió qué decisiones iba a apoyar.

El orden correcto es: primero decides los tres o cuatro números que de verdad usas para decidir, después averiguas de dónde salen, y al final eliges con qué armarlos. Elegida así, muchas veces la respuesta es la opción gratis.

Nuestra recomendación por tamaño

• Una o dos fuentes, volumen chico, análisis que cambia: Excel o Sheets, con el armado del reporte automatizado.
• Quieres un panel que se actualice solo y no tienes presupuesto: Looker Studio.
• Varias fuentes, ERP de por medio, volumen real, alguien que lo mantenga: Power BI.
• No tienes claro qué medir todavía: ninguna. Primero define los indicadores.

Ese último caso es más común de lo que parece, y es el único donde la respuesta correcta es no comprar nada.

Si quieres que revisemos cuál te conviene según tus fuentes reales, es parte del diagnóstico de reportes y paneles. Treinta minutos, sin costo, y no vendemos licencias de nada.